Je hebt je bedrijf net ingeschreven, je eerste klant staat klaar en dan komt de vraag: moet ik nu meteen een boekhouder inschakelen of kan ik het zelf? Veel starters stellen die vraag uit. Er is werk te doen, de administratie voelt als iets voor later, en een boekhouder lijkt een kostenpost die je liever nog even uitstelt.
Heb je als startende ondernemer meteen een boekhouder nodig? Wettelijk gezien niet, want je mag je administratie en aangiftes zelf verzorgen. Wel ben je vanaf dag één verplicht een administratie bij te houden en aangiftes op tijd in te dienen. Of je daar hulp bij nodig hebt, hangt af van je rechtsvorm, het aantal transacties, of je personeel hebt en hoeveel tijd en kennis je zelf hebt. In dit artikel zetten we de afwegingen op een rij.
Wat ben je als starter wel verplicht?
Een boekhouder is niet verplicht, een administratie wel. Als ondernemer moet je je financiële gegevens zo bijhouden dat op elk moment duidelijk is wat je hebt verkocht, ingekocht en nog te betalen of te ontvangen hebt. Ook moet je die gegevens bewaren: voor ondernemers geldt in de regel een bewaarplicht van zeven jaar, voor gegevens over onroerende zaken tien jaar. Zonder bewijs kan de Belastingdienst een aftrekpost weigeren.
Daarnaast heb je te maken met aangiftes. Welke dat zijn, hangt af van je rechtsvorm.
Welke aangiftes krijg je als ondernemer?
- Eenmanszaak of vof: inkomstenbelasting (jaarlijks), btw-aangifte (per kwartaal, maand of jaar) en loonheffingen als je personeel hebt.
- BV: vennootschapsbelasting (jaarlijks), btw-aangifte, dividendbelasting bij een uitkering en loonheffingen als je personeel hebt.
De deadlines liggen vast. De btw-aangifte per kwartaal doe je uiterlijk op de laatste dag van de maand na het kwartaal, de inkomstenbelasting doe je in principe vóór 1 mei van het jaar erna, en de vennootschapsbelasting binnen vijf maanden na afloop van het boekjaar. Uitstel kan voor de inkomstenbelasting en de vennootschapsbelasting, maar dan moet je dat vooraf aanvragen. Achteraf uitstel is niet mogelijk.
Valt je bedrijf onder de kleineondernemersregeling (KOR), dan hoef je meestal geen periodieke btw-aangifte in te dienen, tenzij de Belastingdienst daarom vraagt. Dat scheelt veel werk, maar je administratie blijft wel nodig.
Wanneer kun je het als starter prima zelf doen?
In sommige situaties is zelf boekhouden een redelijke keuze:
- Je hebt een eenmanszaak met weinig facturen en weinig kosten.
- Je valt onder de KOR en hoeft daardoor geen btw-aangiftes te doen.
- Je hebt geen personeel.
- Je hebt de tijd en zin om je administratie zelf goed bij te houden.
Voor zulke kleine situaties bestaan eenvoudige boekhoudoplossingen voor zelfstandigen met een beperkte administratie. finQuesto is bijvoorbeeld gecertificeerd partner van Bunni, een instapoplossing voor de kleinste ondernemers, en helpt bij de vraag of dat past en bij de technische ondersteuning.
Let wel op één risico. Wie het zelf doet, mist regelmatig regelingen waar hij recht op heeft. Veel starters weten niet goed hoe de investeringsaftrek (KIA), de aftrek van pensioeninleg en de aftrek van de AOV-premie werken, met als gevolg dat ze honderden euro’s te veel belasting betalen.
Wanneer is een boekhouder meteen verstandig?
Er zijn situaties waarin je beter vanaf het begin hulp inschakelt:
- Je start een BV. Met een BV krijg je te maken met vennootschapsbelasting, een jaarrekening en zaken als het gebruikelijk loon voor de dga. Fouten zijn hier duurder.
- Je hebt personeel. Loonheffingen en salarisadministratie hebben strakke deadlines en veel regels.
- Je bent btw-plichtig en hebt veel transacties. Dan moet je elk kwartaal of elke maand een correcte aangifte doen.
- Je gaat flink investeren of financiering aanvragen. Een bank of financier wil betrouwbare en actuele cijfers zien.
- Je hebt weinig tijd of kennis. Uitstellen van je administratie zorgt voor stress, onrust en onnodige drukte, en zorgt vaak voor een grotere klus later.
- Je wilt snel groeien. Dan is inzicht in je cijfers geen luxe, maar de basis voor je beslissingen.
Waarom vroeg beginnen loont
De eerste maanden bepalen hoe je administratie er de komende jaren uitziet. Begin je met een goede opzet, dan hoef je later niet met veel moeite achterstanden weg te werken of fouten te herstellen. Een boekhouder die met je meekijkt, brengt bovendien rust: de administratie is klaar voor de aangiftes en voor eventuele controles, en bonnetjes en facturen liggen op de juiste plek als bewijsstukken voor je aftrekposten.
Ook een goed plan helpt. Wie een ondernemersplan met een financieel plan heeft, weet welke omzet nodig is, welke investeringen eraan komen en welke regelingen daarbij passen.
Wat mag je als starter van een boekhouder verwachten?
Een boekhouder doet meer dan cijfers invoeren. De belangrijkste voordelen van digitaal samenwerken met een boekhouder zijn:
- Veilige gegevensuitwisseling. Je uploadt facturen en bonnetjes digitaal, zodat ze direct in je administratie worden verwerkt, zonder verloren post.
- Real-time inzicht. Je ziet actuele cijfers, zoals je omzet, je klanten en je openstaande facturen.
- Minder fouten. Gegevens worden grotendeels automatisch verwerkt.
- Geen piekdrukte. Omdat je stukken continu worden verwerkt, ontstaat er geen drukte voor de aangifteperiode.
- Proactief advies. Met volledige gegevens ziet een boekhouder sneller afwijkingen, kansen en bedreigingen.
Zo werkt finQuesto met starters.
Hoe pak je het aan als starter?
1. Kies je rechtsvorm bewust. Die bepaalt welke aangiftes je krijgt en hoe ingewikkeld je administratie wordt.
2. Bepaal of je onder de KOR valt en wat dat voor je btw betekent.
3. Scheid privé en zakelijk. Een aparte zakelijke bankrekening maakt je administratie veel overzichtelijker.
4. Verwerk je stukken direct. Bewaar bonnetjes en facturen vanaf de eerste dag digitaal en geordend.
5. Ken je aftrekposten. Denk aan de investeringsaftrek, pensioeninleg en AOV-premie.
6. Beslis over hulp. Twijfel je, ga dan in gesprek met een boekhouder voordat er fouten ontstaan.
Veelgestelde vragen
Is een boekhouder verplicht voor een starter?
Nee. Je mag je boekhouding en aangiftes zelf doen. Je administratie bijhouden en aangiftes op tijd indienen is wel verplicht.
Wat kost het als ik geen boekhouder neem en het misgaat?
Fouten en te late aangiftes kunnen leiden tot boetes en naheffingen. Ook mis je vaak aftrekposten waar je recht op hebt.
Kan ik later nog een boekhouder inschakelen?
Ja, dat kan altijd. Hoe verder je administratie is achtergebleven, hoe meer werk het is om alles recht te zetten.
Heb ik een boekhouder nodig als ik onder de KOR val?
Je hoeft dan meestal geen periodieke btw-aangifte te doen, maar je administratie en je inkomstenbelasting blijven gelden. Een boekhouder kan dan vooral helpen met inzicht en aftrekposten.
Wanneer moet ik in ieder geval hulp zoeken?
Zodra je een BV oprichtingt, personeel aanneemt, flink gaat investeren of financiering nodig hebt.
Twijfel je of je al een boekhouder nodig hebt?
Sta je op het punt te starten of ben je net begonnen? Plan dan een vrijblijvend kennismakingsgesprek met finQuesto in Oisterwijk of Breda. In 60 tot 90 minuten bespreken we jouw plannen, je rechtsvorm en wat je zelf kunt doen en waar hulp verstandig is. De koffie staat klaar.