Je stuurt een vraag over de btw en krijgt pas na een week antwoord. Je wilt weten of je die investering nu of volgend jaar moet doen, en de reactie blijft steken in “dat kan, het is aan jou”. Veel ondernemers herkennen dit gevoel. Je boekhouder doet formeel wat er moet gebeuren, maar echt samenwerken voelt het niet.
Wat kun je doen als je boekhouder slecht reageert en niet meedenkt? Begin met het bespreekbaar maken van wat je mist, leg vervolgens duidelijke afspraken vast over bereikbaarheid en contactmomenten, en beoordeel na een redelijke periode of de samenwerking verbetert. Gebeurt dat niet, dan is overstappen een volwaardige optie. In dit artikel lopen we die stappen door.
Waarom reageert een boekhouder slecht of denkt hij niet mee?
Achter een trage of afstandelijke boekhouder zit zelden kwade wil. Vaak spelen een paar oorzaken mee:• Te veel klanten, te weinig tijd. Kantoren die veel klanten per medewerker hebben, houden weinig ruimte over voor extra vragen.
- Alleen achteraf, nooit vooraf. Sommige boekhouders zien hun taak als het verwerken van stukken en het indienen van aangiftes. Je hoort pas iets als de cijfers al vaststaan, en advies vooraf blijft uit.
- Geen vaste contactmomenten. Als er geen ritme is, komt contact pas als er iets moet, meestal vlak voor een deadline.
- Geen vast aanspreekpunt. Bel je steeds iemand anders, dan begint elk gesprek opnieuw en voel je je al snel een nummer.
- Onduidelijke verwachtingen. Misschien ging je er stilzwijgend van uit dat meedenken bij de dienstverlening hoorde, terwijl dat nooit is afgesproken.
Dit verklaart het gedrag, maar het maakt het voor jou niet minder vervelend. Zonder tijdig antwoord neem je beslissingen op onvolledige cijfers, en dat kost geld.
Stap 1: maak het bespreekbaar
Het klinkt simpel, maar veel ondernemers slikken hun ergernis in tot het te groot is. Plan liever een gesprek, telefonisch of aan tafel, en houd het concreet. Zeg niet “je denkt nooit met me mee”, maar noem voorbeelden: “Mijn vraag over de auto van de zaak kreeg ik pas na tien dagen beantwoord” of “Ik hoor pas iets van je als de aangifte klaar is.”
Vertel ook wat je wél verwacht. Wil je binnen twee werkdagen een reactie? Wil je regelmatig je cijfers doorlopen? Wil je advies over investeringen, of over de vraag hoe je jezelf het beste kunt belonen? Hoe specifieker je bent, hoe beter je boekhouder erop kan inspelen. Sommige boekhouders schrikken wakker van zo’n gesprek en verbeteren zich merkbaar.
Stap 2: leg afspraken vast
Een goed gesprek helpt alleen als er iets van blijft hangen. Zet daarom afspraken op papier, ook al is het een korte mail. Denk aan:
- Reactietijd: binnen hoeveel werkdagen krijg je antwoord op een vraag, en via welk kanaal (mail, WhatsApp of telefoon)?
- Vast aanspreekpunt: met wie heb je contact, en wie is zijn vervanger?
- Contactmomenten: hoe vaak spreken jullie elkaar, en wat bespreken jullie dan? Maandelijks overleg over je resultaten is een goede maatstaf.
- Kosten: wat valt onder de vaste prijs en wat is extra?
Kijk ook nog eens in je opdrachtbevestiging of algemene voorwaarden. Daar staat wat je boekhouder aan dienstverlening heeft toegezegd, en dat is een goed startpunt voor het gesprek.
Wat mag je van een boekhouder verwachten?
Een boekhouder die meedenkt, kijkt verder dan het verwerken van facturen. Je mag in elk geval verwachten dat hij:
- op tijd signaleert. Hij vertelt je dat je omzet afwijkt, dat de btw-druk oploopt of dat een kostenpost er niet in past, voordat je het zelf ontdekt.
- actuele cijfers levert. Met een koppeling met je bank en een online administratie zie je op elk moment hoe je ervoor staat, niet pas na drie maanden.
- een vast aanspreekpunt heeft voor al je ondernemersvragen, niet alleen voor je boekhouding.
- vooruitkijkt. Denk aan de vraag wat een investering betekent voor je liquiditeit, of wat een nieuwe medewerker jou straks kost.
- duidelijk is over kosten, zodat je niet achteraf voor een verrassing komt te staan.
Zo werken wij bij finQuesto. We beginnen met samen een financieel plan te maken, verwerken je boekhouding online en bespreken de resultaten elke maand met je. De jaarrekening stellen we op met een scherpe blik op de toekomst. Je hebt één vast aanspreekpunt voor al je vragen, we werken met vaste tarieven en je kunt ons bereiken via mail, WhatsApp of telefoon. Voor ons past dat bij hoe we willen werken: persoonlijk betrokken, gedreven en laagdrempelig. Meedenken is bij ons dus geen extraatje, maar de kern van de samenwerking.
Hoe lang geef je de samenwerking de tijd?
Heb je het gesprek gevoerd en afspraken gemaakt, geef je boekhouder dan een redelijke periode, bijvoorbeeld twee tot drie maanden, om zich eraan te houden. Let in die periode op drie dingen:
- Houdt hij zich aan de afgesproken reactietijd?
- Komt hij zelf met vragen, signalen of suggesties?
- Voel je je gehoord, of ga je na elk gesprek weer naar huis met dezelfde ergernis?
Verandert er na die tijd niets, dan weet je dat het probleem niet bij een misverstand ligt maar bij de manier van werken. En dan is het tijd om serieus over overstappen na te denken.
Wanneer is overstappen verstandig?
Overstappen voelt vaak groter dan het is. Je hebt jarenlang samengewerkt, je administratie staat op één plek en je wilt niet met alles opnieuw beginnen. Toch zijn er duidelijke signalen dat blijven meer kost dan het oplevert:
- Je krijgt structureel te laat of geen antwoord op vragen.
- Je hoort alleen iets als er een deadline aankomt of er iets misgaat.
- Je loopt zelf achter deadlines aan, terwijl je juist ontzorgd wilt worden.
- Je krijgt achteraf verrassingen, zoals een naheffing die je had kunnen zien aankomen.
- Je mist advies, waardoor je zelf uitzoekt wat een boekhouder had kunnen signaleren.
- Je bedrijf is gegroeid, maar de dienstverlening niet met je mee.
Eén slecht moment is nog geen reden om te vertrekken. Een patroon wel.
Hoe verloopt een overstap in de praktijk?
Een overstap is beter te regelen dan de meeste ondernemers denken. In grote lijnen loopt het zo:
1. Controleer je opzegtermijn. Die staat in je opdrachtbevestiging of algemene voorwaarden.
2. Zorg dat je administratie van jou blijft. Je cijfers en stukken zijn in principe van jou. Vraag tijdig om een overdracht van je gegevens, inclusief de openstaande posten en de laatste aangiftes.
3. Regel de overdracht met je nieuwe adviseur. Een goede partij neemt de praktische kant van het overzetten uit handen.
4. Plan het moment slim. Overstappen aan het begin van een kwartaal of boekjaar maakt de overgang overzichtelijker.
Overstappen van boekhoudsysteem kost tijd, maar met de gratis overstapservice van finQuesto is dat snel geregeld. Jij hoeft niet zelf uit te zoeken hoe alles wordt overgezet, en na de overstap heb je direct één vast aanspreekpunt.
Veelgestelde vragen
Mag ik zomaar van boekhouder wisselen?
Ja, maar houd rekening met de opzegtermijn en de afspraken uit je opdrachtbevestiging. Loopt er een contract met een looptijd, dan geldt die.
Wat als mijn boekhouder mijn administratie niet wil overdragen?
Je administratie is in principe van jou. Vraag schriftelijk om overdracht, en houd rekening met eventuele openstaande facturen waarover afspraken zijn gemaakt.
Is meedenken niet gewoon extra werk dat ik moet betalen?
Dat hangt af van de afspraken. Met vaste tarieven weet je vooraf waar je aan toe bent, en hoort een maandelijks gesprek over je cijfers gewoon bij de dienstverlening.
Hoe merk ik dat een nieuwe boekhouder beter bij me past?
Kijk naar de eerste maanden: reageert hij snel, komt hij zelf met signalen en is er een vast contactmoment gepland?
Wil je merken hoe het ook kan?
Ben je mkb-ondernemer en klaar met wachten op antwoorden? Plan dan een vrijblijvend kennismakingsgesprek met finQuesto in Oisterwijk of Breda. In 60 tot 90 minuten praten we over jouw onderneming, jouw vragen en wat je van een adviseur verwacht. De koffie staat klaar.