Sinds de introductie van de nieuwe aanvraag-, mededeling- en verrekensystematiek in 2022 is het voor ondernemers gemakkelijker geworden om vaker in een jaar WBSO aan te vragen voor verschillende projecten. Tegelijkertijd heeft de nieuwe systematiek er ook voor gezorgd dat bij een gelijkblijvend aantal aanvragers, het aantal aanvragen per jaar is afgenomen.
Hoewel men vaak in de veronderstelling is dat het houden van een goede WBSO-administratie erg ingewikkeld en tijdrovend is, is het zeker niet onmogelijk om een goede administratie bij te houden. Hierna volgen een aantal tips en tricks om verzekerd te zijn van een goede WBSO-administratie:
- Werk vanaf het begin gestructureerd. Maak voor ieder project online mappen aan of gebruik fysieke projectmappen om de administratie bij te houden.
- Houd de uren, kosten en uitgaven vanaf het begin van het ontwikkelproject consequent en zorgvuldig bij. Dit vermindert de kans op achteraf foutief noteren van uren, kosten en uitgaven. Wettelijk is iedere aanvragende entiteit tevens verplicht om de uren binnen 10 werkdagen te noteren.
- Houd aparte administraties bij voor verschillende aanvragende bv’s indien voor beide entiteiten S&O is aangevraagd.
- Wees nauwkeurig in het plaatsen van bestellingen en orders om te voorkomen dat kosten en/of uitgaven op de verkeerde datum of op de verkeerde entiteit gemaakt worden.